نرم افزار انبار(اتوماسیون انبار)چیست؟

یکی از مهمترین نرم افزار ها برای مدیریت تبادلات کالایی در شرکت های تولیدی و بازرگانی، نرم افزارهای مدیریت انبار (اتوماسیون انبار) می باشد. به این نرم افزار ها، نرم افزار انبارداری هم می گویند. در نرم افزار های انبار داری، آمار موجودی انبار وآمار ورودی و خروجی کالا به انبار را بصورت لحظه ای و بطور خودکار، اندازه گیری می کنند.
هنوز هم کسب و کارهایی وجود دارند که برای مدیریت موجودی انبار خود از روش های قدیمی و سنتی استفاده می کنند. بعنوان مثال هنوز در بعضی موارد از نرم افزار اکسل برای انبارداری استفاده می شود. اما امکانات این برنامه برای مدیریت جامع انبار، در طولانی مدت و برای حجم بالای محصولات کافی نیست. از این رو شرکت ها، بر روی توسعه نرم افزار انبارداری بصورت اختصاصی سرمایه گذاری می کنند. وجود سیستم انبارداری کامل و دقیق یکی از ملزومات هر کسب و کاری است و باعث رشد و توسعه کسب و کار نیز می شود.


نرم افزار انبارداری و سیستم جامع ERP


گاهی اوقات نرم افزارهاd  انبار داری را به گونه ای تو سعه می دهند که می تواند بصورت یکپارچه با سیستم ERP عمل کند. به این صورت که نرم افزار انبار داری گزارش هایی را به سیستم های جامع و یا سیستم ERP، ارسال می کند و در مواقع لزوم در صورتی که برای آن تعریف شده باشد می تواند داده هایی را نیز، از آن دریافت نماید.


بخش های سیستم انبارداری

معمولا نرم افزارهای انبارداری دارای سه بخش اصلی به شرح زیر می باشند:

1-تجهیزات مربوط به درج بارکد روی کالا
با استفاده از این دستگاه، بر روی هر یک از کالاهای ورودی انبار، یک کد منحصر بفرد که به آن بارکد می گویند، تولید و بر روی آن کالا، چسبیده می شود. این بارکد در واقع شماره شناسایی کالا می باشد.


تجهیزات بارکد

 

2-تجهیزات مربوط به خواندن بارکد
از دستگاه بارکد خوان، همانطور که از نامش مشخص است برای خواندن بارکد یا همان شناسه درج شده روی کالا، در مرحله قبل، استفاده می شود. این دستگاه اطلاعات را می خواند و آنها را برای نرم افزار مربوطه ارسال می کند تا در آنجا اطلاعات مورد پردازش قرار گیرند.

 

خواندن بارکد

 

3-نرم افزار که وظیفه برقراری ارتباط بین اجزاء سخت افزاری را بر عهده دارد
در نهایت، پس از آنکه کالاها، شماره دار شدند و از طریق بارکد خوان، شماره های آنها را به نرم افزار فرستادیم، در نرم افزار انبارداری این اطلاعات پردازش می شوند و مثلا به ازای هر خرید از یک فروشگاه، بر اساس تعداد خرید، موجودی آن کالا در انبار کم می شود. و به این ترتیب مدیریت کالاهای موجود در انبار، انجام می شود.

 

نرم افزار انبار داری

ویژگی های یک نرم افزار انبارداری خوب:

سهولت استفاده

یکی از مهم ترین ویژگی های یک نرم افزار انبارداری، این است که اپراتور بتواند به راحتی از آن استفاده کند. اساس کار نرم افزار ها در این است که بتوانند کار را برای کاربران شان راحت کنند. در مورد نرم افزار انبارداری هم این مورد صدق می کند. نرم افزار باید از لحاظ طراحی گرافیکی به گونه ای باشد که کاربر، از کار طولانی مدت با آن خسته نشود و از لحاظ تجربه کاربری هم باید به گونه ای رفتار کند که در سریعترین زمان ممکن، کاربر بتواند عملیات مورد نظرش را با آن انجام دهد.

یکپارچگی با سایر سیستم های نرم افزاری و سخت افزاری

نرم افزار انبار داری باید به گونه ای برنامه نویسی شود که چنانچه در کسب و کار، سیستم های نرم افزاری و سخت افزاری دیگری نیز وجود دارد، که طبعا در کسب و کارهای بزرگ اینگونه است، سیستم ها بتوانند با یکدیگر تبادل اطلاعات داشته باشند. 
به عنوان مثال نرم افزار انبارداری باید بتواند با دستگاه بارکد خوان هماهنگ شود و اطلاعات ورودی را از دستگاه بارکد خوان بگیرد. در مورد سازگاری با سیستم های نرم افزاری، اگر در شرکت نرم افزار دیگری استفاده می شود، مثلا ERP، برنامه باید بتواند مثلا بروزرسانی اطلاعات را بر روی هر دو سیستم نرم افزاری بصورت همزمان انجام دهد و نیازی به دوباره کاری نباشد.
در کنار موارد ذکر شده باید به این نکته هم اشاره کنیم که نرم افزار انبارداری طراحی شده باید به گونه ای باشد که از لحاظ نرم افزاری و سخت افزاری مشکلی در نصب آن وجود نداشته باشد. یعنی نرم افزار با انواع مختلف سیستم عامل ها، ساگاری داشته باشد و از لحاظ سخت افزار میزبان نیز، محدودیتی برای نصب برنامه وجود نداشته باشد.

 

انجام عملیات بدون کاغذ

باید در زمان طراحی نرم افزار انبارداری، پردازش اطلاعات کاغذی را فراموش کنیم. اگر بتوانیم همه ی اطلاعات را بصورت الکترونیکی پردازش کنیم، درصد خطا به مقدار قابل توجهی کم می شود. در کنار آن، سرعت پردازش اطلاعات به شکل چشم گیری افزایش میابد. در کنار این ویژگی ها، یکی دیگر از مزایای پردازش الکترونیکی داده ها، این است که می توانیم اطلاعات بیشتری از داده ها، استخراج کنیم. مثلا اطلاعاتی در مورد تولید، مشتری ها و اطلاعات آماری.

 

درج اطلاعات بصورت آنی

یکی از مهم ترین مزایای نرم افزار های انبارداری، تخصیص مکان برای کالاهای ورودی، بصورت آنی می باشد. وجود این ویژگی به طور قابل توجهی زمان پردازش را کاهش می دهد و تضمین می کند هر آیتم در انبار در مکان درست خود قرار گرفته است. در واقع با امکان دسته بندی کالا ها، این کار انجام می شود.

 

هزینه مناسب

در حالت کلی، یکی از دشوار ترین کارها در رمینه تولید نرم افزار، تخمین هزینه نرم افزار می باشد. نرم افزارهای انبارداری نیز از این امر مستثنی نیستند. بر اساس ویژگی های قابل ارائه در نرم افزار انبارداری، می توانید قیمت و ارزش آن را مشخص کنید. بعناون مثال، فاکتور هایی که برای تعیین قیمت یک نرم افزار انبارداری در نظر گرفته می شوند، لایسنس نرم افزار، قرارداد پشتیبانی فنی نرم افزار، سازگاری با سایر نرم افزار های شرکت، قابلیت پشتیبانی از سخت افزار ها و غیره. مسلما هر چه نرم افزار انبارداری، خدمات بیشتری به کاربر عرضه کند، قیمت آن نیز افزایش پیدا می کند.

در پایان لازم است به این نکته توجه داشته باشید که، بهتر است در زمان انتخاب و خریداری نرم افزار انبارداری دقت و زمان لازم را به خرج دهید. اگر نرم افزار انبارداری مناسبی تهیه کنید، با توجه سرعت انجام کار توسط این نرم افزار، صرفه جویی قابل توجهی را هم در زمان و هم در هزینه های شرکت، برای شما به ارمغان خواهد آورد.