چه فعالیت هایی باید در نرم افزار سی آر ام انجام داد

فعالیت هایی که باید در نرم افزار crm انجام داد

فعالیت هایی که باید در نرم افزار crm انجام داد نام مقاله ای است که امروز برای شما عزیزان آماده کرده ایم، در ابتدا توضیح مختصری در زمینه کلیات crm و چرایی استفاده از آن بیان کنیم تا عزیزانی که آشنایی کاملی با نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری ندارند در ادامه همراه ما باشند.

نرم افزار سی آر ام یک نرم افزار مدیریت ارتباط شرکت با مشتریان آن شرکت می باشد، شاید در نگاه اول یک مسئله ساده و پیش پا افتاده باشه، ولی در اصل این موضوع از مهم ترین و کلیدی ترین موضوعات هر مجموعه برای رسیدن به فروش بیشتر و پرسودتر می باشد. این که بتوانیم با استفاده از یک نرم افزار که در عین حال که باعث ایجاد روند صعودی در پیشرفت و سوددهی مجموعه می شود صرفه جویی درهزینه و زمان را نیز به دست بیاوریم امری بسیار دلچسب و حرفه ای است که باید مورد توجه مدیران و صاحبین کسب و کار قرار بگیرد.

نرم افزار سی آر ام چیست و چه کاربردی دارد؟

سی آر ام کلکسیونی از فعالیت ها و فرایند هاست که نظم را در سیستم چند برابر کرده و حرفه ای بودن در کسب و کار را در سیستم کاری تزریق می کند، بخشی از فعالیت های سی آر ام نظیر : گزارش گیری دقیق از میزان فروش و خرید در مدت زمان های انتخابی، دسته بندی کارمندان و اعمال دسترسی ها به هریک، بایگانی اطلاعات فروش و هر مشتری در بخشی جداگانه، بهبود ارتباط تلفنی و اینترنتی با مشتریان، درج یادآوری ها و جلسات کاری، استفاده از پیک موتوری فقط با چند کلیک، ایجاد ارتباط بین بخش حسابداری و انبار، تعیین گردش کاری بر اساس نیاز سازمان و بسیاری از کار های دیگر فقط در نرم افزار سی آر ام.

چه فعالیت هایی باید در سی آر ام انجام داد؟

  • اعمال دسترسی مناسب برای هر کاربر
  • بالا بردن امنیت کلی سیستم و نرم افزار
  • گزارش گیری در بازه‌ی کوتاه از هر کاربر
  • بررسی فعالیت های آنلاین و در لحظه هر کاربر
  • گرفتن نسخه پشتیبان در بازه های کوتاه

اعمال دسترسی مناسب برای هر کاربر در سی آر ام

هریک از کارمندان بر اساس پست و مسئولیت هایی که دارد باید دسترسی های خاص خود را داشته باشد، این دسترسی ها می تواند بین هر کاربر متغیر باشد، به عنوان مثال یکی از کاربران به عنوان مدیر فروش در سیستم ثبت شده است، این کاربر باید بتواند به اطلاعات فروش کارمندان فروش دسترسی داشته باشد تا بتواند فعالیت آنهارا کنترل کند، ولی همه ی کارمندان فروش نباید به این اطلاعات کلی دسترسی داشته باشند. پس یک حساب کاربری به عنوان مدیر که به همه ی بخش ها دسترسی دارد باید ایجاد شود، که این کاربر به هر یک از کاربران دسترسی های مورد نیازشان را تخصیص بدهد. اگر در این بخش دقت کافی نداشته باشید ممکن است عواقب ناگواری برای مجموعه به همراه داشته باشد، پس این یکی از کار هایی است که باید در شرکت انجام شود.

بالا بردن امنیت کلی نرم افزار سی آر ام

وقتی از الکترونیک و کامپیوتر صحبت می کنیم بحث مشابه و مهمی به نام امینت همیشه به چشم می خورد. این مبحث همواره در علم کامپیوتر از اهمیت ویژه ای برخوردار بوده است، نرم افزار سی آر ام نیز از این قائده مستثنی نیست.

عوامل متعددی می تواند در پایین آمدن امنیت نرم افزار تاثیر گذار باشد، رمز عبور های ضعیف، خروج اطلاعات از سازمان توسط کاربر های دارای دسترسی، استفاده از سرور ضعیف، نرم افزار بهینه نشده و نا امن و دلایل دیگری که باید در حین تهیه و استفاده از سی آر ام در نظر داشته باشید.

گزارش گیری در بازه‌ی کوتاه از هر کاربر

 یک سی آر ام مناسب برای هر بخش از فعالیت ها یک گزارش گیری جداگانه تعبیه می کند، به طوری که از ثبت مشتری در سیستم گرفته تا گزارش کامل فروش در ماه های اخیر یک کارشناس و حتی تعداد پیش فاکتور و فاکتور های صادر شده توسط یک شخص را می توان در گزارش خروجی گرفت. کلیه این کار ها می تواند بازدهی کاری و نظم و انضباط را در محیط بین مدیریت و کارمند تضمین کند.

همچنین اگر کاربری اشتباهی را مرتکب شود یا مسیر اشتباهی را طی کند توسط همین گزارش گیری می توان به سرعت مشکل را مرتفع کرده و در مسیر درست قرار گرفت.

بررسی فعالیت های لحظه ای کاربر در سی آر ام

اینکه بتوان فعالیت هر کاربر را به صورت لحظه ای و آنلاین مشاهده نمود از مزیت هایی می باشد که کاربرد بسیار خوب و حتی حیاتی دارد، اگر کارمندی در حین کار مشکلی به وجود بیاورد در کمترین زمان می توان متوجه آن شد و از بروز اشتباه بزرگتر جلوگیری کرد، همچنین می توان مراحلی که یک کاربر برای یک گردش کار در سی آر ام انجام می دهد را قدم به قدم بررسی کرد.

این بخش در عین ساده بودن می تواند بسیار مفید و کاربردی باشد.

تهیه نسخه پشتیبان در فواصل زمانی کوتاه (Backup)

از دیگر فعالیت هایی که باید در نرم افزار سی آر ام انجام داد تهیه نسخه پشتیبان در فواصل زمانی کوتاه مدت می باشد، گرفتن بکاپ از سی آر ام می تواند در هنگام پیش آمدن اتفاقات ناگوار و پیش بینی نشده به کمک ما بیاید و از اینکه همه ی اطلاعات از بین برود جلوگیری کند. همچنین این اطلاعات باید در جایی امن نگهداری شود زیرا هرکسی که بکاپ یا نسخه پشتیبان نرم افزار crm را داشته باشد می تواند به همه ی اطلاعات سیستم دسترسی داشته باشد.

نظرات