همانطور که می دانید، استفاده از نرم افزار ها و سیستم های مدیریت ارتباط با مشتری هر روزه درحال افزایش می باشد. همین افزایش استفاده سبب شده تا نیاز کسب و کار ها و شرکت ها به افرادی که بتوانند مدیریت این سیستم ها را بر عهده بگیرند نیز افزایش پیدا کند.
در کسب و کار های بزرگ، این فرد با عنوان مدیر CRM یا CRM administrator شناخته می شود و شغل مخصوص به این سیستم را دارد. اما در کسب و کار های کوچک تر، مدیر سی آر ام می تواند یکی از افراد خود کمپانی که تا حدودی از امور مربوط به این سیستم سر در می آورد باشد.
در هر حالت، تبدیل شدن به یک مدیر سی آر ام به معنای در بر داشتن مسئولیت های جدید برای یک فرد می باشد. در مقاله ای که اکنون درحال مطالعه ی آن می باشید، ما قصد داریم تا به برخی از وظایف و کار هایی که یک مدیر سی آر ام باید آنها را بر عهده بگیرد بپردازیم. این وظایف شامل موارد زیر می باشند:
داده ها و دیتا های سی آر ام می توانند به راحتی دچار آلودگی شوند. برای مثال، ثبت اطلاعات تکراری یا داپلیکیت (duplicate) شدن داده ها و استاندارد های ورودی نا مناسب مثال هایی از این مشکل می باشند.
ترکیبی از آموزش ها و نظارت همیشگی و فرمت های مناسب برای ورودی اطلاعات می توانند باعث شوند تا اطلاعات مناسب، در جای مناسب خود قرار بگیرند. به عنوان مثال، هرگز نباید این امکان وجود داشته باشد تا بتوان در جای مخصوص به شماره تلفن ها متن اضافه کرد.
در صورتی که سیستم شما دارای قابلیت جلوگیری از به وجود آمدن اطلاعات تکراری یا داپلیکیت (duplicate) شدن داده ها را دارد، مطمئن شوید که این امکان به خوبی کار می کند. همچنین، شما می توانید از برنامه ها و افزونه های اضافی نیز استفاده کنید تا به طور منظم فایل ها را اسکن کرده و داده های تکراری را حذف نمایید.
یکی از فاکتور هایی که می تواند باعث استفاده ی بهینه از نرم افزار و همچنین ترغیب افراد به استفاده از آن شود داشتن تجربه ای مناسب است. برای هر بخش از کاربران ( فروش، پشتیبانی یا بازاریابی)، تب ها و بخش هایی که مربوط به امور کاری آنها نیست را حذف کنید. به طور کلی همچنین می توانید سعی کنید تمامی بخش هایی که به طور پیشفرض بر روی سیستم شما وجود دارد، و مناسب مدل کاری شما نیست را حذف نمایید.
هنگامی که یک کارمند یا یوزر از کسب و کار شما خارج می شود و کارمند جدیدی وارد کسب و کار شما می شود، کاری که برخی از مدیران انجام می دهند این است که تنها نام و مشخصات فرد مانند ایمیل او را با فرد قدیمی جایگزین می کنند، که این کاری اشتباه است و دلیل آن هم این است که تمامی ایمیل ها و فعالیت های کاربر قبلی با کاربر جدید مرتبط می شود.
هنگامی که فردی به هر دلیلی استفاده از سیستم مدیریت ارتباط با مشتری یا CRM را متوقف می کند، کاری که باید انجام شود این است که حساب کاربری آن شخص حذف یا غیر فعال شود. بدین ترتیب، فضای اضافی اشغال نمی شود، و همچنین نام آنها نیز با فعالیت های قدیمی آنها مرتبط باقی خواهد ماند.
در صورتی که سیستم سی آر ام شما به شما این امکان را می دهد تا تغییراتی که در قسمت های مختلف به وجود می آیند را بررسی کنید، این قابلیت را برای بخش هایی نظیر بخش شماره تلفن ها، بخش های مالی و هر بخش دیگری که فکر می کنید لازم است تا فعالیت های پیشین که در آن انجام شده، و تغییراتی که در آن ایجاد می شوند بررسی شوند، فعال کنید.
در این صورت، اگر تغییر نا درستی در یکی از بخش های مورد نظر شما به وجود بیاید، شما می توانید به راحتی آن را مشاهده کرده و آن را به حالت قبلی خود باز گردانید. تا از به وجود آمدن مشکلات احتمالی در آینده جلوگیری کنید.
هنگامی که تغییرات بخش ها بررسی می شوند، در این صورت بررسی گذارشات و روند های کاری نظیر پیشرفت هایی که در بخش فروش یا جذب مشتری به وجود می آیند نیز آسان تر خواهد بود.
چه اتفاقی می افتد، اگر یکی از کاربران به اشتباه و به صورت تصادفی فایل یا گزینه ی مربوط به یکی از مشتریان کمپانی شما را، به همراه تمامی فعالیت های او و راه های ارتباطی که با کمپانی شما دارد، نظیر ایمیل یا شماره تلفن شما را از روی سیستم شما حذف کند؟
اگر چه کمپانی ارائه دهنده ی CRM شما احتمالا بک آپ یا پشتیبان گیری از داده های شما را انجام می دهد، اگر هرگاه دیتا بیس شما نیاز به تغییر داشته باشد، شما تمامی تغییراتی که از زمان بک آپ قبلی تا به حال توسط کاربران شما ایجاد شده است را از دست خواهید داد. در صورتی که سیستم شما دارای یک سرویس ذخیره ی اطلاعات دارد، بهترین کار این است که برای جلوگیری از به وجود آمدن این مشکل، به طور مداوم از داده های خود بک آپ بگیرید.
در صورتی که سیستم سی آر ام شما قدیمی است، یا به هر دلیلی قابلیت بک آپ گیری یا پشتیبان گیری بر روی آن وجود ندارد، سیستم های سی آر ام افزونه ها یا نرم افزار های جانبی دارند که می توانید با استفاده از آنها از داده های خود بک آپ گرفته و از صحت و امنیت اطلاعات خود مطمئن شوید.
مقالات دیده شده اخیر
سئو فروشگاه اینترنتی -قسمت دوم
اهمیت طراحی وب سایت ریسپانسیو
تحلیلی بر نرم افزار CRM رایگان
قیمت نرم افزار سی آر ام
چگونه یک وبسایت را سئو کنیم؟