لوگوی Taop
جلوگیری از داده های تکراری در نرم افزار CRM

جلوگیری از داده های تکراری در نرم افزار CRM

چطور از به وجود آمدن داده های تکراری در CRM جلوگیری کنیم

داپلیکیت (duplicate) شدن یا تکراری شدن اطلاعات و داده ها مشکل آسانی برای حل کردن نیست. در برخی از مواقع، حل کرن این مشکل ممکن است نیاز به تغییر در فرهنگ کمپانی، تغییر نرم افزار و سیستم مصرفی و حتی استفاده از کمک های متخصصان شخص ثالث باشد. اگر چه ممکن است در نگاه اول این مشکل آنقدر ها مهم به نظر نرسد، اما داده های تکراری می توانند باعث به وجود آمدن بسیاری از مشکلات داخلی شده و در بدترین حالت، باعث از بین رفتن یک کسب و کار شوند.

اگر تکراری شدن یا داپلیکیت شدن داده ها ادامه پیدا کند، بسیاری از افراد بخش فروش ممکن است با یک مشتری تماس بگیرند که این امر می تواند باعث از بین رفتن اعتبار کسب و کار شما شده و آن را یک کمپانی بی نظم نشان دهد.

علاوه بر آن، بررسی فرصت های کاری و دادن گذارش ها ممکن است بهم ریخته و سخت شود. علی رغم پیشرفت هایی که سیستم های سی آر ام تا به حال داشته اند، هنوز هیچ راه قطعی برای جلوگیری کامل از به وجود آمدن داده های تکراری وجود ندارد. با این حال، با استفاده از یک برنامه ی مناسب، نرم افزار ها و احتمالا برخی از کمک های خارجی، وقوع این اتفاق را کنترل کرده و به وجود آمدن داده های تکراری را محدود کرد.

برخی از راه های جلوگیری از این اتفاق شامل موارد زیر می باشند:

یک برنامه مشخص داشته باشید

اولین قدم برای جلوگیری از به وجود آمدن داده های تکراری، داشتن یک دستورالعمل برای ورود داده هاست. این دستورالعمل های باید برای تمامی کارکنانی که با سیستم شما در ارتباط هستند رعایت شود.

برای یک سیستم سی آر ام، «م.ک.ا» و «ماشین کسب و کار جهانی» اگر چه هردو یک ماهیت دارند، اما در این سیستم دو داده یا ورودی جدا و مجزا به حساب می آیند. اگر کاربران این دو داده را با فرمت های جدا وارد سیستم کنند، آنها ممکن است دو داده ی مجزا به حساب بی آیند که همین امر باعث داپلیکیت شدن داده ها می شود.

آموزش کارمندان

آموزش کارمندان

به منظور موفقیت یک نقشه یا برنامه، تمامی کارکنان و کامندان، و در مواقعی مهم تر از همه مدیران باید از آن پیروی کنند. آموزش کارمندان یک قدم مهم برای جلوگیری از دوگانگی اطلاعات در CRM می باشد. تمامی کارکنانی که با سیستم شما کار می کنند باید دستورالعمل های ورود اطلاعات کمپانی را بیاموزند.

همچنین این امر بسیار هائز اهمیت است که به کارکنان بیاموزید تا هوشیارانه اطلاعات یک مشتری را وارد سیستم کنند. هنگام وارد کردن اطلاعات جدید، توجه ویژه ای باید برای درستی و صحت اطلاعات به خرج داده شود. اشتباهات ساده نظیر اشتباهات املایی در نام ها می تواند باعث داپلیکیت یا تکراری شدن اطلاعات شود.

استفاده از نرم افزار ها

کارکنان همچنین باید بیاموزند تا پیش از وارد کردن اطلاعات مشتری جدید، مشتری های فعلی را نیز چک کنند. اکثر سی آر ام ها دارای قابلیتی برای پیدا کردن ورودی های تکراری با استفاده از سرچ کردن در بخش های مختلف می باشند. برای مثال، سی آر ام Salesforce به کاربران این امکان را می دهد تا اطلاعات ثبت شده را با اطلاعات جدیدی که افراد قصد ثبت آنها را دارند مطابقت دهند.

بسیاری از ارائه دهندگان سیستم های CRM با استفاده از اتوماسیون سازی، این امر را آسان تر می کنند. به عنوان مثال، سیستم سی آر ام Microsoft Dynamics با استفاده از یکسری الگوریتم ها قوانینی به وجود آورده است که به صورت اتوماتیک داده های جدید را بررسی می کند و از به وجود آمدن اطلاعات تکراری جلوگیری می کند.

استفاده از افزونه ها

تعداد بسیار زیادی افزونه و نرم افزار برای سیستم های CRM به وجود آمده است که به افراد و کسب و کار ها این امکان را می دهد تا اطلاعات تکراری را مشاهده، حذف و از به وجود آمدن آنها جلوگیری کنند. همچنین افزونه های و پلاگین های داخلی و مخصوصی برای سیستم های مدیریت ارتباط با مشتری یا CRM های محبوب وجود دارد که می توانند این کار را به شکل بهتر و بهینه تری، و با استفاده از تغییراتی در تنظیمات سیستم شما انجام دهند.

با این حال، اگر کسب و کار شما از سیستم یا نرم افزار سی آر امی استفاده می کند که قابلیت های داخلی را نداشته، یا ابزار ها و نرم افزار های مخصوص به خود برای آنها طراحی نشده اند، شاید استفاده از افزونه های اضافی بهترین راه در کنار راه های دیگر برای جلوگیری از به وجود آمدن اطلاعات تکراری باشد. اکثر این افزونه ها به شما این امکان را می دهند تا با یک سرچ ساده، اطلاعات دقیق و جزئی که وارد سیستم شما شده، نظیر آدرس های ایمیل، شماره تلفن ها، نام های کوچک و نام های خانوادگی، نشانی منزل ها یا کسب و کار مشتریان یا بررسی کرده، و در صورت لزوم آنها را از روی سیستم خود حذف نمایید.

با انجام این امر به صورت مرتب و به صورت یک چرخه زمانی مشخص، شما می توانید ورود اطلاعات تکراری را به سیستم خود تا حد زیادی کنترل کرده و از به وجود آمدن بسیاری از مشکلات جلوگیری کنید.